PROSEDUR AUDIT KOMUNIKASI

Howard Greenbaum mengemukakan prosedur audit komunikasi yang dapat diterapkan pada level sistem komunikasi secara keseluruhan/organizational system dan pada level kegiatan-kegiatan komunikasi khusus/individual communication activity.

Setiap audit komunikasi diawali dengan pemeriksaan atas organizational system yang diikuti kegiatan-kegiatan komunikasi khusus, yang dapat membedakan fokus lokasi bagi yang berminat di bidang komunikasi umum, iklim komunikasi organisasi dan proses-proses komunikasi organisasinya.

Struktur Keseluruhan Sistem Komunikasi
pengkajian secara makro dari sistem komunikasi bertolak dari tujuan organisasi dan rencana-rencana organisasi, agar dapat menentukan kebijakan-kebijakan komunikasi secara eksplisit maupun implisit.
Bila tujuan-tujuan organisasi dan kebijakan-kebijakan komunikasi telah diketahui selanjutnya diaplikasikan ke dalam action/pelaksanaan.

Langkahnya dengan menginventaris kegiatan-kegiatan komunikasi dan analisis yang meliputi klasifikasi berbagai kegiatan komunikasi menurut tingkatannya (individu, kelompok dan organisasi), menurut fungsi komunikasi (informatif, pengaturan, persuasif, integratif).

Data yang diperoleh ditambah materi-materi umum tentang pengaruh lingkungan atas perilaku kepemimpinan merupakan faktor-faktor situasional organisasi.

Informasi tentang Sumber Daya Manusia yang dikaitkan dengan faktor-faktor situasional organisasi ditambah pengetahuan tentang berbagai rencana, polesi, tanggungjawab, metode pelaksanaan dan sikap-sikap, bisa digunakan sebagai dasar untuk mengajukan saran perubahan dan program-program komunikasi yang men-support seluruh sistem komunikasi.

Struktur Kegiatan Komunikasi Khusus
Aspek mikro dari pengujian sistem komunikasi berkaitan dengan masing-masing kegiatan komunikasi.
Langkahnya : analisis tujuan komunikasi yang sudah dirumuskan menurut kinerja yang sesuai untuk mengembangkan petunjuk tentang prosedur bagaimana kegiatan dilaksanakan. (terlebih dulu membuat standar kinerja baik dalam bagian maupun keseluruhan).

Kriteria-kriteria yang harus dikembangkan ; pesan media- saluran- ketepatan waktu- kondisi-kondisi interaksi- arah- partisipasi- inisiatif- persiapan- feedback- kejelasan arti/clarity- pengulangan/redundancy- dan berbagai sub klasifikasi lain dalam perilaku komunikasi.

Bandingkan data yang terkumpul dari kinerja secara empiris dan standar kinerja yang telah dirumuskan, bila terjadi penimpangan, menjadi bahan studi lanjutan.

Pengkajian penyimpangan tersebut dapat dijadikan landasan untuk perubahan-perubahan dalam kebijakan dan kegiatan komunikasi khusus serta pelatihan dan tindakan pendukung mana yang dalam iklim komunikasi – arus informasi- teknologi informasi- pesan kekuasaan- proses interpersonal dan proses kelompok- kepemimpinan- konflik

Joyce F Jones : Proses prosedur PR melalui 4 tahap

1. Finding Out What We Think
Wawancara dengan manajemen puncak dan menengah lalu gunakan analisis SWOT untuk menelaah kekuatan, kelemahan, peluang dan tantangan yang ada di lembaga, serta publik yang relevan dan masalah-masalah terkait untuk dikembangkan secara efektif dan cepat.

2. Finding Out What They Think
Audit untuk mengkaji kedekatan pandangan antara lembaga dan publik adakah kesamaan atau tidak dan favourable atau unfavourable.

3. Evaluating The Disfarity
Merupakan tolak ukur PR yang menggambarkan asset, kemampuan, kekuatan, kelemahan yang dirancang berdasarkan analisis perbedaan melalui langkah I dan II.

4. Recomending
Membuat perencanaan audit, program dan tujuan kerja PR secara jelas, lengkap dan komprehensif yang direkomendasikan ke pimpinan agar diperoleh titik temu dengan tujuan lembaga untuk mengantisipasi perbedaan yang mungkin timbul dikemudian hari.

MODEL AUDIT KOMUNIKASI

MODEL STRUKTUR KONSEPTUAL

Menurut Howard Green Baum Komunikasi keorganisasian sebagai sebuah sistem memiliki maksud atau tujuan akhir (purpose), tata kerja atau prosedur pelaksanaan (operational prosedures) dan struktur (structures) Sistem komunikasi keorganisasian memadukan sekelompok sub sistem, yakni jaringan-jaringan komunikasi fungsional, yang masing-masing terkait pada tujuan organisasi.

Dalam teori komunikasi organisasi dikenal empat subsistem komunikasi pokok:
1. Jaringan komunikasi regulasi (regulative)
2. inovasi (innovative)
3. integrasi (integrative)
4. informasi (informative) atau instruksi (instructive)

Dilihat dari kepentingan organisasi, jaringan komunikasi tersebut bermanfaat untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi, yang menurut James Price (1968) dapat dibedakan menjadi 4 kategori, yakni:
1. Keseragaman (conformity)
2. Penyesuaian (adaptiveness)
3. Semangat kerja (morale)
4. Pelembagaan (institutionalization)

MODEL EVALUASI KOMUNIKASI

Model Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Evaluation; disingkat OCE) merupakan pemeriksaan dan penilaian atas praktek dan kegiatan-kegiatan komunikasi pada situasi tertentu.
Sebagai perspektif fungsional, OCE membangun data tentang variabel penting yang terkait dengan kerja sistem komunikasi, seperti fungsi-fungsi komunikasi, jaringan komunikasi, sistem-sistem komunikasi formal dan informal, proses-proses komunikasi dalam konteks berpasangan (dyadic), kelompok (group) dan publik (public). Manfaat dari OCE tidak dapat dilihat secara langsung dan gamblang, karena sering disertai munculnya masalah-masalah etika yang membutuhkan pertimbangan bijaksana.

MODEL PROFIL KOMUNIKASI KEORGANISASIAN

Profil Komunikasi Keorganisasian (Organizational Communication Profile) disingkat OCP pada dasarnya merupakan model analisis fungsional sistem organisasi.”Analisis fungsional secara sederhana dapat diuraikan sebagai ”penggunaan pengetahuan dari ilmu sosial untuk memeriksa keadaan masa kini (dalam) suatu organisasi yang dimaksudkan untuk menemukan jalan-jalan yang dapat digunakan untuk memperbaikinya”.

Proses dalam organisasi, menurut pengamatan Edgar Schein (1969) meliputi 6 unsur kritis yang selalu membutuhkan pemeriksaan, yaitu:
1. Komunikasi
2. Peran dan fungsi masing-masing anggota dalam berbagai kelompok (member
roles dan functions in groups)
3. Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan kelompok (group problem solving dan decision making)
4. Norma-norma kelompok dan pertumbuhan kelompok (group norms and decision making)
5. Kepemimpinan dan kewenangan (leadership and authority)
6. Kerjasama maupun persaingan antar kelompok

Pemeriksanaan atas proses organisasi mempunyai dasar etiologis , yakni menentukan sumber penyebab dari peristiwa. Misalnya mencari situasi tertentu mana suatu jens ganjaran dapat meningkatkan komitmen karyawan.

Pembuat analisis fungsional mencoba mencari faktor-faktor penyebab atau pengaruh yang menimbulkan persoalan-persoalan yang timbul dengan harapan ia dapat mengatasi persoalan-persoalan tersebut.
Model analisis fungsional ini memandang komunikasi keorganisasian sebagai faktor penyebab efektif dan tidak efektifnya kerja fungsional organisasi atau sebagai simtem atau gejala tidak sehatnya organisasi. Secara positif dapat dikatakan bahwa proses komunikasi atau kemantapan proses komunikasi dapat menimbulkan hubungan kerja yang efektif dan produktivitas yang tinggi. Atau secara negatif pemeriksaan proses komunikasi dapat menghasilkan informasi yang dapat menjelaskan peristiwa-peristiwa kritis-berbagai simptom-dalam organisasi, seperti ketidakpuasan karyawan, anjloknya produktivitas, keresahan karyawan, meningkatnya jumlah karyawan yang keluar dan mengendornya kerjasama kelompok.

Gangguan dari berbagai variabel dalam proses komunikasi, seperti distorsi informasi, hambatan-hambatan dalam iklim komunikasi, arus informasi, teknologi komunikasi, pesan kekuasaan, proses interpersonal dan proses kelompok, kepemimpinan dan konflik dapat dilihat sebagai sumber ketidakefetifan organisasi maupun sebagai dampak dari ketidakefektifan tersebut.

Sahabat Semangat Inspirasi, inilah sedikit pembahasan mengenai cara atau prosedur audit komunikasi. Semoga bermanfaat